Aloitussivu / Ajankohtaista / Lounais-Suomen maistraatti kokeilee ensimmäisenä sukuselvitysten tekoa digitoiduista perhelehdistä ja henkilöluetteloista

Lounais-Suomen maistraatti kokeilee ensimmäisenä sukuselvitysten tekoa digitoiduista perhelehdistä ja henkilöluetteloista

Maistraattien paperimuotoisten perhelehtien ja henkilöluetteloiden digitointi käynnistyi Kansallisarkistossa vuonna 2012. Tähän mennessä 2 miljoonasta dokumentista on digitoitu jo noin 1,7 miljoonaa dokumenttia, ja digitointityö valmistuu loka-marraskuussa. Kun perusaineisto on digitaalisessa muodossa, digitoidaan Helsingin maistraatin uskonnollisten yhdyskuntien jäsenluettelot, joiden digitointi jatkuu syksyyn 2014.

Sitä mukaa, kun aineisto on digitoitu, kerätään siitä dokumenttikohtaiset metatiedot (mm. henkilön sukunimi, etunimi ja syntymäaika), jotka tehostavat dokumenttien hakua tulevassa tietojärjestelmässä. Ennen aineiston siirtoa tietojärjestelmään maistraateissa tehdään vielä laatutarkastus, jossa varmistutaan siitä, että dokumenttien metatiedot on kerätty oikein. Jos aineisto läpäisee maistraatin laatutarkastuksen, sen tarkastaa vielä tietojärjestelmätoimittaja, ja sen jälkeen aineisto viedään tietojärjestelmään.

Väestörekisterikeskuksen palvelutoimittaja aineiston käsittelyn kokonaispalvelussa on Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kirkkohallitus ja tietojärjestelmän teknisessä ratkaisussa käytetään Affecton Suomen evankelis-luterilaiselle kirkolle aikaisemmin tekemää DIGI-järjestelmää. Järjestelmässä on huolehdittu tietosuojasta ja varmistettu, että maistraattien ja kirkon virkailijat pääsevät käsittelemään ja luovuttamaan ainoastaan oman organisaationsa puolelta järjestelmään vietyjen henkilöitten tietoja.

Aineistosiirrot tietojärjestelmään käynnistyivät toukokuussa Lounais-Suomen maistraatin aineistosta, ja tähän mennessä tietojärjestelmään on siirretty Salon, Turun, Rauman, Uudenkaupungin, Paraisten ja Porin aineistot. Pilotointi aloitettiin syyskuussa Porin, Salon ja Turun yksiköissä ja käyttöönotto laajenee lokakuussa Paraisten, Rauman ja Uudenkaupungin yksiköihin. Loppusyksyllä digitoidun aineiston käyttöön siirtyvät myös Kaakkois-Suomen ja Länsi-Uudenmaan maistraatit.

Digitoinnin koordinoinnista ja edistymisestä vastaa digitointihanke, johon osallistuu Itä-Suomen aluehallintovirasto, Väestörekisterikeskus, maistraatit ja Kansallisarkisto. Hanke jatkuu vuoden 2014 loppuun, ja se rahoitetaan valtiovarainministeriön Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikölle myöntämällä määrärahalla.

Lisätietoja:

Itä-Suomen aluehallintovirasto
Maistraattien ohjaus ja kehittämisyksikkö
Pekka Kortelainen
digitointihankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja
pekka.kortelainen(at)avi.fi
puh. 0295 016 549

Väestörekisterikeskus
Reko-Aleksi Renvik
digitointihankkeen projektipäällikkö
reko-aleksi.renvik(at)vrk.fi
puh. 0295 535 289